Verwerkersovereenkomst (DPA)

• "Persoonsgegevens": alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals verwerkt in het kader van de Dienst (o.a. naam, telefoonnummer, e-mailadres, gespreksinhoud/transcripten van leads van de Klant).
• "Verwerking": elke bewerking van Persoonsgegevens, zoals verzamelen, opslaan, gebruiken, doorgeven en verwijderen.
• "Betrokkene": de natuurlijke persoon op wie de Persoonsgegevens betrekking hebben (doorgaans een lead of klant van de Klant).
• "Sub-verwerker": een derde partij die door FelkSoft wordt ingeschakeld om (een deel van) de Verwerking namens de Klant uit te voeren.
• "RGPD": Verordening (EU) 2016/679; "LOPDGDD": Ley Orgánica 3/2018.

FelkSoft verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend namens en in opdracht van de Klant, ten behoeve van het leveren van de Dienst zoals omschreven in de Hoofdovereenkomst, en uitsluitend op basis van de gedocumenteerde instructies van de Klant, tenzij een wettelijke verplichting anders bepaalt. Indien FelkSoft van mening is dat een instructie in strijd is met de RGPD of andere toepasselijke privacywetgeving, stelt zij de Klant daarvan onverwijld in kennis.

Deze Overeenkomst geldt voor de duur van de Hoofdovereenkomst en eindigt automatisch bij beëindiging daarvan, onverminderd de verplichtingen die naar hun aard blijven voortbestaan (zoals geheimhouding en teruggave/verwijdering van gegevens, zie artikel 10).

De Verwerking bestaat uit het geautomatiseerd ontvangen, beantwoorden, opvolgen en (waar van toepassing) inplannen van afspraken met leads van de Klant via spraak (telefonie), SMS en/of website-chat, met gebruik van AI-taalmodellen voor conversatie en agendakoppelingen voor het maken van afspraken.

Betrokkenen: leads en (potentiële) klanten van de Klant die contact opnemen via een door de Klant aangesloten kanaal.

Categorieën gegevens: contactgegevens (naam, telefoonnummer, e-mailadres), communicatie-inhoud (berichten, gespreksopnames en/of transcripten), afspraakgegevens (gewenste/geboekte datum en tijd, type dienst of product).

Er worden in beginsel geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (art. 9 RGPD) verwerkt; de Klant is verantwoordelijk om dit niet aan te moedigen via de aangesloten kanalen.

• Verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend op instructie van de Klant.
• Waarborgt dat personen die gemachtigd zijn Persoonsgegevens te verwerken zich hebben verbonden tot geheimhouding.
• Treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen (art. 32 RGPD), waaronder toegangsbeperking, versleuteling van gegevens in transit en gescheiden opslag per klant (multi-tenant scheiding op database-niveau).
• Schakelt geen andere verwerker (Sub-verwerker) in zonder voorafgaande algemene schriftelijke toestemming van de Klant.
• Assisteert de Klant bij het beantwoorden van verzoeken van Betrokkenen tot uitoefening van hun rechten (inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar).
• Assisteert de Klant bij het waarborgen van de naleving van de art. 32-35 RGPD-verplichtingen (beveiliging, meldplicht datalekken, DPIA).
• Stelt na afloop van de Verwerking alle Persoonsgegevens ter beschikking aan de Klant, of vernietigt deze, conform artikel 10.
• Stelt de Klant alle informatie ter beschikking die redelijkerwijs nodig is om aan te tonen dat aan de verplichtingen van dit artikel wordt voldaan, en staat audits toe (zie artikel 8).

De Klant verleent bij ondertekening algemene voorafgaande schriftelijke toestemming aan FelkSoft om de overeengekomen Sub-verwerkers in te schakelen voor de uitvoering van (onderdelen van) de Dienst. FelkSoft informeert de Klant over elke voorgenomen toevoeging of vervanging van een Sub-verwerker, zodat de Klant hiertegen bezwaar kan maken.

FelkSoft verplicht elke Sub-verwerker contractueel tot een beschermingsniveau dat gelijkwaardig is aan het niveau van deze Overeenkomst.

Voor zover Sub-verwerkers Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken (o.a. Twilio, Anthropic, Meta, Retell: alle Amerikaanse ondernemingen), vindt deze doorgifte plaats op basis van de door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses, zoals toegepast door de betreffende Sub-verwerker.

FelkSoft treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangscontrole per klant-omgeving, versleutelde verbindingen en logging van systeemtoegang. De Klant heeft het recht om, na voorafgaande schriftelijke kennisgeving met een redelijke termijn, informatie op te vragen of een audit te laten uitvoeren om naleving van deze Overeenkomst te verifiëren.

FelkSoft meldt een (vermoede) inbreuk in verband met Persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging, en in elk geval binnen 48 uur nadat FelkSoft hiervan kennis heeft genomen, aan de Klant, met de op dat moment beschikbare informatie over aard, omvang en genomen/voorgestelde maatregelen.

Na afloop van de Hoofdovereenkomst zal FelkSoft, naar keuze van de Klant, alle Persoonsgegevens teruggeven aan de Klant en/of alle bestaande kopieën verwijderen, tenzij opslag verplicht is op grond van toepasselijk recht. FelkSoft bevestigt deze verwijdering schriftelijk op verzoek van de Klant.

Aansprakelijkheid tussen Partijen met betrekking tot deze Overeenkomst wordt geregeld conform Artikel 8 van de Hoofdovereenkomst.

Deze Overeenkomst wordt beheerst door Spaans recht. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter op de plaats van vestiging van FelkSoft, tenzij dwingend recht anders bepaalt.